第一条  为了加强学校外事档案工作，充分发挥外事档案在学校各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》(教育部第27号令)，结合我校实际情况，制定本规定。

第二条  外事档案必须由学校实行集中统一管理，以确保其完整、系统、准确和安全。学校外事管理部门以及其他涉及外事工作的职能部门均为外事档案形成单位，负责将本单位形成的外事类文件材料及时整理并定期向国际交流中心移交。

第三条  外事档案形成单位应指派具体人员做好文件材料的形成、积累、整理和归档工作。国际交流中心应对外事档案形成单位的档案工作及时进行指导和监督。

第四条  外事工作的管理文件包括：

(一)上级关于外事工作的规定、指示、意见等；

(二)学校外事工作的会议记录及大事记录；

(三)学校外事工作的计划、请示、报告、总结及上级批复等；

(四)外事工作的统计报表等。

第五条  来校讲学、授予名誉学位及头衔的文件材料：

(一)外籍学者或团体来校参观访问活动中形成的有关文件材料；

(二)聘请来校任教的外籍、港澳台专家的报告、批复以及有关问题的信件等；

(三)举办国际讲学班、培训班的请示、报告、批复和计划、名单、总结等；

(四)本校授予境外人员名誉学位及头衔、本校人员接受境外高校授予名誉学位及头衔的材料。

第六条  出国访问及深造、国际学生、港澳台学生等文件材料：

(一)出国研究生、进修生、访问学者的计划、报告和批复文件，在国外期间研究课题、学位课程成绩、学术论文及其评价、学位证书（复印件）、学术成果等材料；

(二)出国考察、访问、讲学人员的报告及批复文件，讲学、考察、总结等材料；

(三)国际学生、港澳台学生的学籍、进出境审签、成绩单、入学及毕业生名单等材料。

第七条  外事类声像资料：

(一)外事工作中形成的会议、重大活动的声像资料；

(二)出国考察、访问、讲学、进修等声像资料；

(三)国际学生、港澳台学生在校期间形成的声像资料。

第八条  国际合作方面的文件材料：

学校与国外、港澳台地区的高校及其他组织机构所签署的合作协议、合同、备忘录等文件材料。

第九条  外事档案形成单位的档案负责人员，应根据外事类文件材料的形成规律，以及内容、价值、数量和载体等实际情况将外事文件材料进行整理。

第十条  外事档案形成单位整理好文件材料后，年终向国际交流中心移交文件材料并办理移交手续，移交清单应一式两份。国际交流中心对归档文件材料进行审核，对不符合规定的材料，归档人员应及时整改或者重新整理。国际交流中心确认移交材料符合归档要求后，交接双方要在移交清单上签字并各留一份备考。

第十一条  借阅、摘抄、复制外事档案必须办理登记手续，档案原件原则上不得外借，确因工作需要借出时需办理申请并经档案馆批准。涉密外事档案的使用，按照学校保密规章制度办理审批手续。

第十二条  外事档案使用者严禁在档案文件上填注、涂抹、改字、圈点、划杠、翻印、抽取、拆散、转借或擅自将档案带出档案保管场所。档案归还时，档案管理员要逐张检查清点，确保档案的完整性。

第十三条  本办法的解释权归国际交流中心。

第十四条  本办法自公布之日起执行。