第一章 总则

第一条 为加强学校举办国际会议的管理，规范国际会议申办程序、会议过程管理、经费管理和会议总结等工作，根据中共中央办公厅、国务院《关于在华举办国际会议的管理办法》、教育部《在华举办国际会议管理办法的实施细则》、财政部《在华举办国际会议经费管理办法》等文件精神，结合学校实际，特制定本办法。

第二章 条件和要求

第二条 本办法适用的国际会议包括学校各部门在我国境内（不含港、澳、台地区）举办的有国（境）外代表出席的年会、学术会议、论坛、研讨会、报告会和交流会等。

第三条 按照“谁举办，谁负责”的原则，会议举办部门应认真做好各项会议的准备工作。

第四条 根据会议国（境）外正式代表的级别分类如下：

一类国际会议，是指有省部级人员作为会议正式代表出席的国际会议。

二类国际会议，是指有校级领导作为会议正式代表出席的国际会议。

三类国际会议，是指其他人员作为会议正式代表出席的国际会议。

第五条 国际会议与会者应至少来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）；出席会议的国（境）外人员比例应不低于会议代表总人数的20%，与会总人数一般不少于50人。

第六条 举办国际会议必须坚持以我为主，办会目的明确。国际会议应符合学校学科发展方向，具有较高的专业水平。不得举办涉及领土主权、意识形态、民族、宗教、人权等敏感问题的相关会议。

第七条 能够征集到国内外具有较高水平的学术论文，并能够邀请到一定数量的国际知名学者。

第八条 会议经费应有保障，原则上以会养会，可按照有关规定收取适当的会务费和资料费等。

第三章 申办程序

第九条 国际合作与交流处是学校国际会议的归口管理单位，负责国际会议的申报、管理。未经批准，任何单位和个人不得以学校名义主办、协办或承办国际会议或者邀请境外人士（含港、澳、台）参加学校举办的国际会议。科研处负责会议学术审查。

第十条 校内各单位在申请以学校名义举办的国际会议时，应首先明确学校为会议的主办者或承办者。由其他单位主办、拟由学校承办或协办的国际会议，申报时须提供主办方的委托函或任务批件。

第十一条 举办国际会议的单位或部门应至少提前6个月向国际合作与交流处递交书面申请材料。举办单位先将申请材料报该单位主管领导签字，再交至科研处、国际合作与交流处领导审核并签字。然后，国际合作与交流处将申请材料报请校领导批准。最后学校呈文，国际合作与交流处报送省级相关部门审批。

第十二条 举办单位提交的申请书面材料应包括以下内容： 1. 举办国际会议的请示，请示内容包括：举办国际会议的

目的、意义及必要性；会议主题及主要议题、内容；主办单位及协办单位名称； 举办时间、会期、地点（城市）、与会人员结构范围，总人数及拟邀请外宾人数；经费来源；相关涉台和其他敏感问题及对策；有关国际组织情况等。

2. 国际组织授权举办此次国际会议的相关函件。

3. 经费预算明细表。

4. 详细、紧凑的日程安排。

5. 拟邀请的主要中、外方人员名单（包括姓名、性别、单位、国别、职务、联系方式等）。

6. 会议主席和会务组主要成员、会议联系人及联系方式。

7. 作为主办、合办、协办或委托筹办单位和经费资助单位为境外组织的背景材料（名称须中英文、内容包括该国际组织的章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动及成员有无“一 中一台”或“两个中国”等敏感政治倾向问题）。

8. 学校为非主办单位，须提供主办方的委托函或任务批件。 9. 其他需要特别说明的情况

第十三条 国际会议申请通过上级主管部门的批准后方可召开。会议的筹办部门应将与会的国外代表和港澳台代表的详细资料于会议召开前6个月交至国际合作与交流处。国际合作与交流处办理入境签证所需的有关文件。

第十四条 会议筹备部门在会议前应做好必要的准备工作，应会同科研处、国际合作与交流处、宣传部和保卫处等有关部门就会议的议程、食宿、交通等方面做出周密妥善的安排。举办国际会议原则上不邀请地方党政领导出席开幕式、宴请等活动，如确需邀请省市级领导到会，需提前两个月报党办、校办，向上级相关单位联系商定邀请事宜。

第十五条 各单位原则上不得实行固定年会或与外方轮流开会机制，不得在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际会议，不得举办无实质内容的国际会议。各单位应当严格控制邀请外宾的规模和规格，未经批准，不得擅自邀请或对外协商邀请重要外宾来访。

第四章 经费管理

第十六条 经费原则：会议经费未经落实，不得申请办会。会议举办部门应当遵循国际惯例，从严从紧控制经费支出。严格执行学校有关经费的管理规定，坚持厉行节约，收支平衡，以会养会的原则。

第十七条 国际会议的支出范围包括:场地租金、同声传译设备和办公设备租金、宴请费用、交通费用、工作人员食宿费用、志愿人员费用、翻译费用、其他会务费用以及其他学校财务处批准的支出。

第十八条 举办国际会议得到的赞助物资及会议期间购买的办公用品、消耗材料等应严格管理。财产物资的取得、保管、领用应有严格的报批程序。

第十九条 国际会议所有支出必须经财务处负责人签字同意方能报销。国际会议结束后，按学校财务处相关管理规定办理报销手续。

第二十条 对擅自改变国际会议资金用途、以虚报、冒领等手段骗取国际会议经费、违规扩大支出范围或超过支出标准、违规报销与国际会议无关费用、挪用、截留、侵占国际会议经费及其他违反国际会议管理相关规定的，一经发现，追究会议举办单位和相关人员的责任，并按学校规定给予处分；涉嫌违法的，移交司法机关依法处理。

第五章 监督检查

第二十一条 会议举行后，会议举办部门应在30天内将会议全套材料（包括会议通知、名册、论文、批文、照片、会标、光盘、录音、录相、会议报道和会议总结等）送交国际合作与交流处，由国际合作与交流处审定后，报送上级主管部门。

第二十二条 会议期间，我方与会代表应严格遵守保密制度，不得携带涉密文件、资料参加会议活动。我方与会代表发表的演讲、论文及提供的资料、数据及其内容均需符合可以公开的口径，不得泄露秘密。

第二十三条 会议期间应尊重国（境）外人员的风俗习惯和宗教信仰。同时参会国（境）外人员不得在任何场所，以任何方式，散布攻击我国政府和政策法令的言论，干涉我国内政；不得以任何形式在校内或校外非宗教场所宣传、传播宗教，不得在校内或校外非宗教场所举行宗教仪式或进行宗教活动，不得以任何名义在学校师生中散发宗教书籍或材料，一经发现，邀请举办部门应立刻制止，同时通报给学校党委办公室、党委宣传部、保卫处、国际合作与交流处。对违反上述规定者，应根据我国有关法律法规进行处理。

第二十四条 国（境）外人员在参会期间，不得以任何形式向学校师生开展涉及政治思想、社会状况、经济或科技秘密等违反我国法律、学校规定的调查。

第二十五条 其他未尽涉外事宜，均应事先与国际合作与交流处沟通，以便及时请示汇报，妥善处理。

第六章 附 则

第二十六条 举办有港澳台地区代表参加的会议参照本办法执行。

第二十七条 本办法自公布之日起执行，由国际合作与交流处负责解释。